Al hablar de procesos y diagnósticos logísticos, es importante mencionar la relevancia de las 5 fases para implementar un sistema WMS. Generalmente, ponerlo en funcionamiento suele tardar únicamente de cuatro a seis meses. Este cronograma depende en gran medida del tamaño de tu empresa, la cantidad de instalaciones de almacenamiento, la naturaleza de la integración del sistema y la cantidad de mejoras en la solución, de haberlas.
Todo el proceso está diseñado por expertos para que sea lo más eficiente y fácil posible. Se recomienda que todas las organizaciones utilicen la aplicación principal durante al menos 3 meses antes de realizar cambios importantes. De esa manera, comprenderán mucho mejor cómo funciona el sistema en su propio entorno.
Debido a que este sistema está diseñado para permitir que los clientes se beneficien de todas sus capacidades desde el primer día, su implementación consta de 5 sencillas fases. Sigue leyendo el siguiente artículo para conocerlas a profundidad.
5 fases para implementar un sistema WMS
1. Inicio del proyecto
La primera fase del proyecto es documentar tus procesos operativos. El objetivo es identificar cómo funcionará el sistema en tu entorno y determinar si existen brechas específicas en la funcionalidad, que pueden necesitar ser integradas en el software. Específicamente, debes seguir los siguientes pasos:
- Reunión de inicio del proyecto
- Para confirmar el alcance, los presupuestos y la declaración de trabajo.
- Análisis y revisión comercial y funcional
- Para identificar procesos / procedimientos, oportunidades de mejora y brechas.
Documentar y definir controles de cambio
Para abordar las brechas.
No olvides crear el plan de proyecto final Gantt y los cronogramas, incluidos los hitos y los entregables.
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2. Configuración del sistema
La segunda fase del proyecto incluye la configuración de un entorno virtualizado, con el fin de que existan implementaciones en la nube. En caso de que desees contar con implementaciones locales, será necesaria una instalación en tu hardware. Luego, el gerente de proyecto comenzará a configurar las reglas comerciales del sistema para que funcionen mejor para tus procesos operativos específicos. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Estudio o análisis ambiental
- Esto da como resultado recomendaciones finales de hardware.
- Adquirir el hardware
- Para realizar esta acción, la orden de compra debe ser aprobada.
- Instalar y configurar el hardware
- Prueba la plataforma de hardware o apoya a tu personal de tecnología de información en estas tareas.
- Desarrollar controles de cambio
- Estos deben seguir un ciclo de vida de desarrollo de software establecido.
3. Pruebas ligadas a la funcionalidad de la solución
La tercera fase incluye probar la funcionalidad del sistema WMS para garantizar que se ejecute correctamente en tu entorno. Para esto, el equipo realizará diversas pruebas para asegurarse de que los flujos de trabajo de ubicación sean óptimos, que las reglas comerciales estén configuradas correctamente, que los procesos desde la recepción hasta el envío funcionen de manera eficiente y que el intercambio de datos electrónicos se realice correctamente. Los pasos son los siguientes:
- Implementar y probar la implementación de WMS
- Ejecuta esta acción ya sea en el entorno alojado o en las instalaciones.
- Instalar y configurar el sistema
- Esto es realizado con el fin de que cumpla mejor con los requisitos y objetivos, proporcionando una capacitación clave para los usuarios.
- Definir criterios operativos
- Establece escenarios de prueba para comprobar que el sistema funcione adecuadamente.
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4. Capacitar al personal de tu empresa
La cuarta fase incluye la capacitación del sistema para todos en la organización, desde los asociados y gerentes en el almacén hasta los ejecutivos en la sala de juntas. El personal administrativo o el departamento de tecnología de la información también recibirán capacitación sobre cómo configurar usuarios y roles, mantener las reglas comerciales del sistema, configurar paneles de soluciones, editar informes existentes o crear nuevos y reiniciar el sistema. Los pasos son los siguientes:
- Brindar capacitación al usuario final
- Debes brindar información constante en todo momento, incluso cuando se trata de componentes móviles y basados en la web.
- Ayudar en la preparación de las instalaciones
- Por ejemplo, desarrollando convenciones de nomenclatura, inventario de códigos de barras y ubicaciones.
5. Puesta en marcha
En la fase cinco, tu organización entrará en funcionamiento en el sistema. El equipo de gestión de proyectos de WMS estará allí para asegurarse de que tu lanzamiento se realice sin problemas y para resolver cualquier problema que pueda surgir. Tu personal también recibirá capacitación sobre cómo usar el portal de soporte al cliente en línea, cómo ingresar tickets de soporte y dónde puede acudir para obtener asistencia las 24 horas, los 7 días de la semana.
Implementar un sistema de gestión de almacenes (WMS) puede proporcionarte una gran cantidad de beneficios, como automatizar y acelerar tus procesos empresariales, lo que te permite alcanzar tus objetivos más rápido. Contar con este es toda una ventaja que podrá posicionarte mejor en el mercado comercial.
En caso de requerir más ayuda, en Southern Technology Group contamos con una serie de servicios especializados en ofrecer soluciones tecnológicas y logísticas que te ayuden a mejorar tu compañía. Si necesitas más información, puedes contactarnos en cualquier momento.
